Dans les achats, il faut de nouveaux modes de pensée et des processus et des technologies innovants. Mais quel est le chemin à suivre? Ivalua, un fournisseur de solutions de spend managament basées sur le cloud, donne quelques conseils aux responsables des achats.
1. Créer une base de données solide:
Les débats sur l’IA et les dernières innovations vont bon train. Mais les véritables succès sont rares. Comme le confirme une étude récente de Forrester, l’une des principales raisons réside dans la mauvaise qualité des données. Il ne suffit en effet pas d’installer de nouvelles technologies, il faut aussi que les données soient «nettoyées». Les suites intégrées avec un modèle de données uniforme s’en chargent dès le départ. Les solutions de gestion des données de base permettent aussi de résoudre les problèmes dans les systèmes back-end, en nettoyant et en normalisant les blocs de données des fournisseurs par exemple.
2. Mieux connaître ses fournisseurs:
Avec l’interdépendance croissante entre fournisseurs et la complexité des chaînes d’approvisionnement mondiales, les risques de livraison sont de plus en plus difficiles à maîtriser. En quelques minutes, des incidents se transforment en véritables scandales sur les réseaux sociaux. Pour respecter les règles de conformité, comme par exemple le RGPD, il faut impliquer les fournisseurs. Les responsables des achats doivent donc connaître sur le bout des doigts leurs fournisseurs actuels et potentiels, y compris leurs chaînes d’approvisionnement. Aujourd’hui, ces informations sont non seulement disponibles, mais il existe aussi des solutions pour le supplier risk et le performance management qui fournissent ces informations. Des plans d’action intégrés, des sondages flexibles et d’autres fonctionnalités aident à recueillir des informations, à résoudre les anomalies et à évaluer les mesures prises.
3. Numérisation et automatisation:
Dans de nombreuses entreprises, le process «Source to pay» se place au centre de la transformation numérique. Certaines entreprises ont déjà intégralement automatisé leurs processus d’acquisition et de comptabilité créditeurs. Mais l’automatisation est considérée par beaucoup comme une menace pour l’emploi. Certains rôles ne manqueront pas de changer, voire même de disparaître. Mais cela libère aussi les capacités dont les achats ont réellement besoin. La liste des tâches qu’ils accomplissent aujourd’hui va de l’optimisation des coûts, en passant par la gestion des risques, la promotion de l’innovation et l’amélioration de la trésorerie jusqu’à l’augmentation du chiffre d’affaires. Les achats deviennent de plus en plus stratégiques. Les CPO ne doivent pas se buter contre cette évolution, mais redéfinir leur rôle et apporter plus de valeur ajoutée à leur entreprise.
4. Faire confiance à Darwin:
«Les espèces qui survivent ne sont pas les espèces les plus fortes, ni les plus intelligentes, mais celles qui s’adaptent le mieux aux changements», disait autrefois Darwin. Actuellement, les technologies innovantes bouleversent les modèles commerciaux traditionnels. De nouveaux risques apparaissent, par exemple en matière de sécurité des informations. Les achats doivent accompagner activement ce changement, notamment en répondant aux nouvelles exigences réglementaires et en changeant de source d’approvisionnement pour réagir aux nouveaux droits de douane. Ils assouplissent leurs processus et veillent à ce que les nouvelles technologies viennent en soutien aux changements au lieu de les freiner. Le passage vers des solutions basées sur le cloud implique de nombreux avantages pour les entreprises. Mais il peut aussi s’avérer restrictif, par exemple lorsque le logiciel oblige l’entreprise à adapter ses processus et pas inversement lorsque les exigences évoluent. Toute solution mise en place doit aussi savoir répondre aux nouvelles exigences.
5. S’occuper des clients:
Les responsables des achats compétents créent pour leurs collaborateurs une expérience d’achat au travail identique à celles qu’ils connaissent des applications privées. Certaines règles sont certes à respecter dans l’entreprise comme par exemple l’acquisition dans le cadre de contrats existants ou auprès de fournisseurs favoris. Dans l’idéal, ces règles sont intégrées dans un processus d’achat de manière à ce que l’expérience d’achat des collaborateurs soit épurée, qu’elle leur amène ce dont ils ont besoin et qu’ils puissent facilement suivre le statut de leurs commandes.
6. Exploiter les innovations de fournisseurs:
Les fournisseurs peuvent être une source d’innovation. Une collaboration réussie ouvre des opportunités importantes d’augmentation du chiffre, réduit les coûts et accroît l’importance des achats dans l’entreprise. Ainsi, une entreprise du secteur des soins médicaux a par exemple développé une nouvelle prestation ambulatoire avec l’un de ses fournisseurs. Cela lui a non seulement permis d’empêcher qu’un client stratégique se tourne vers la concurrence, mais a aussi réussi à accroître son chiffre d’affaires et à créer des opportunités d’upselling non négligeables. La clé du succès réside dans l’évolutivité de telles coopérations, grâce notamment à des plateformes efficaces facilitant la communication et l’échange d’exigences entre les acteurs internes et les fournisseurs.
7. Etre le meilleur de la classe ne suffit pas:
Les équipes d’achat aiment se comparer entre elles en se basant sur des chiffres-clés. Elles veulent être les «meilleures de leur classe». Il ne s’agit toutefois que d’une étape intermédiaire. La compétitivité ne se gagne pas en proposant la même chose que ses concurrents. Faire travailler des talents dans un processus rigide, typique à la branche ne permet pas de recruter les meilleurs et de les garder. Les collaborateurs veulent réaliser leurs propres idées et développer des approches stratégiques pour se démarquer de la concurrence. Celui qui veut gagner la Coupe du monde et pas seulement participer doit utiliser des technologies qui lui permettent d’atteindre rapidement le niveau de meilleur de sa classe, tout en l’aidant à aller encore au-delà.
Publication avec l’aimable autorisation de la rédaction de «Procure», le magazine pour les achats et le supply management, auteur «Ivalua».
