Agiles Arbeiten ist wie Digitalisierung zu einem Schlagwort geworden, das viel verwendet wird, nicht immer im korrekten Zusammenhang. Übernommen wurde der Begriff aus der Software-Entwicklung, in der agile Methoden wie Kanban (bekannt als Pinboard mit Karten), Scrum (klare Rollen und Regeln im Team und in den Prozessen) oder Xtreme (extremer Qualitätsgedanke, parallele Arbeiten) eingesetzt werden, um nur einige zu nennen.
Agile Projektführung
Projektmanagement wird heute gerne als agil bezeichnet, wenn darin agile Methoden zum Einsatz kommen. Dabei beissen sich streng genommen die beiden Begriffe «agil» und «Management». Damit ein Projekt agil abgewickelt werden kann, braucht es befähigende Führung statt Management. Auch wenn «Projektmanagement» ein fester Begriff ist, darf man sich also nicht dazu verleiten lassen, Projekte von oben herab zu managen. Agiles Arbeiten erfordert flache Hierarchien und kooperativ eingestellte Teams.
Agiles Arbeiten haben wir in erster Linie der Digitalisierung zu verdanken. Einerseits, weil das Methodenverständnis in der Software-Branche entwickelt wurde, andererseits, weil die Digitalisierung neue und schneller Methoden in der Produkteentwicklung fordert. Der Grund für den Erfolg vieler Start-ups in diesem Bereich sind deren agile Strukturen, die disruptive Produkte wie beispielsweise Uber hervorbringen können.
Tools für agiles Arbeiten
Heute stehen unzählige Tools fürs agile Arbeiten so kostengünstig und benutzerfreundlich zur Verfügung, dass jeder und jede damit produktiver und besser werden kann. Von der einfachen Aufgabenliste bis hin zu mächtigen Arbeits-Portalen mit integriertem CRM ist dabei alles zu haben. Doch welches ist das Richtige? Diese Frage muss jede Firma für sich klären. Beispielsweise in einem kurzen Workshop, in dem man zuerst die Bedürfnisse sammelt, was das Tool können soll und dann zwei oder drei entsprechende Dienste miteinander vergleicht und sich gemeinsam auf einen davon festlegt.
| Komplexität | Mögliche Tools |
| Aufgabenverwaltung | Einfache Tools wie Microsoft To Do oder Todoist |
| Kalender-Synchronisierung | Enthalten in Todoist oder To Do, Upgrade bei anderen Tools wie Trello |
| Kanban-Boards | Tools wie Trello oder Alternativen dazu wie Airtable oder Asana |
| Zeiterfassung und Rechnungsstellung | Harvest-Integration bei Trello, Asana oder Tools wie Paymo |
| Team-/Kundenkommunikation | Eigene Diskussionsbereiche in Asana, Paymo oder Bitrix24 |
| Integriertes CRM | Mit der CRM-Funktion von Bitrix24 und Pymo werden auch Kundendaten agil |
| Datensicherheit Schweiz | Bei CRM-Integration wird meist eine eigene Hostinglösung nötig, geht beispielsweise bei Bitrix24 |
Von der einfachen Aufgabenliste bis hin zu mächtigen Arbeits-Portalen mit integriertem CRM gibt es Tools für jedes Individualbedürfnis. Wie mächtig und komplex die eigene Lösung sein soll, muss jedes Unternehmen selber entscheiden. (Grafik Caviglia)
Die konkrete Umsetzung
Agiles Arbeiten und die Führung von agilen Teams sind etwas gewöhnungsbedürftig. Wer bis anhin in straffen Strukturen, per E-Mail-Kommunikation und mit vielen Meetings gearbeitet hat, dem fällt die Umstellung vermutlich schwer. Vorteile hat, wer schon in Chat- und Messengergruppen kommuniziert und bereits To-do-Listen oder Aufgaben-Apps nutzt. Wie die konkrete Umstellung auf agiles Arbeiten funktionieren kann, wird hier anhand eins konkreten Beispiels erläutert.
Für Beratungsprojekte mit Kunden aus dem KMU-Industriebereich möchte ein Dienstleister mit agiler Projektarbeit starten. Beim Start-Workshop entscheidet man sich für Asana, weil die kostenlose Version alle aktuellen Bedürfnisse gut abdeckt. Bereits im Workshop wird entschieden, dass für jedes Projekt zwei Teambereiche in Asana eröffnet werden. Eines für die interne Kommunikation am Projekt und ein zweites, in das die Kontaktpersonen des Kunden eingeladen werden, also für die Kundenkommunikation. Ebenfalls wird festgelegt, wer jeweils vom Team die Kommunikationsschnittstelle für die Kunden betreut.
Festgefahrene Pfade verlassen
Damit die Umstellung auf die neue Art der Projektarbeit gelingt, müssen alle Involvierten informiert und in einem gewissen Mass auch instruiert werden. Am schwierigsten ist erfahrungsgemäss das Umdenken weg von alten Pfaden wie der E-Mail-Kommunikation hin zur aufgabenorientierten Konversation. Sämtliche Informationen sollen entweder als Kommentare bei konkreten Aufgaben oder als gemeinsame Diskussionen im Kommunikationsbereich von Asana stattfinden.
Dadurch werden alle Informationen zu jeder Zeit von jedem in einer agilen Projektstruktur hinterlegt. Agil deshalb, weil die einzelnen Aufgaben einfach kopiert, verschoben oder jemand anderem zugewiesen werden können. Auch ist es möglich, ganz im Sinne der agilen Projektführung, die einzelnen Aufgaben zu erfassen und dann den Teammitgliedern frei zu stellen, welche Aufgaben sie übernehmen und im Rahmen der Projektfrist wann genau erledigen möchten.
Das Projekt erfolgreich führen
Der oder die Projektverantwortliche plant sich nun regelmässige Kontrollgänge im Teambereich auf Asana ein. Sind alle zeitkritischen Aufgaben zugewiesen und korrekt terminiert? Hinkt jemand mit der Erledigung seiner Aufgaben hinterher? Erhält der Kunde alle für ihn wichtigen Informationen? Und organisiert der für den Kunden verantwortliche Mitarbeiter die für die Erledigung der Aufgaben nötigen Infos? Tut er dies per Asana und nicht etwa per E-Mail? In regelmässigen Abständen reflektiert das Team gemeinsam, wie es effektiver werden kann und passt die Arbeit mit Asana entsprechend an.
Wer konsequent alle Kommunikation über das gewählte Projekt-Tool laufen lässt und nicht wieder in alte Muster verfällt, hat mehrere Vorteile: Der Projektverlauf ist nach der Umgewöhnung viel übersichtlicher; die Teammitglieder können sich die Informationen genau dann holen, wenn sie an ihren Aufgaben arbeiten; für jede Aufgabe sind alle Informationen gebündelt verfügbar und müssen nicht zusammengesucht werden; und Optimierungen können in die nächsten Projekte übertragen werden. Hat sich eine Projektstruktur bewährt, kann sie als Kopie oder Vorlage für weitere Projekte verwendet und im Laufe der Projektarbeit wiederum angepasst werden. Agiles Arbeiten ist ein laufender Prozess, der stete Optimierung und Anpassung an Veränderungen aktiv unterstützt. Und deshalb eine der vielversprechendsten Arbeitsform der Zukunft.
Übernahme mit freundlicher Genehmigung der Autorin Daniela A. Caviglia ihres Fachartikels für die Zeitschrift «Organisator».
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