Es gibt nichts Sozialeres und Emotionaleres als Veranstaltungen. In Zeiten des Internets und Social Media ist es für Unternehmen, Vereine und Organisationen wichtiger denn je, persönliche Kontakte zu knüpfen und Veranstaltungsbesucher emotional zu binden. Damit Sportveranstaltungen und Firmenevents erfolgreich sind, braucht es sieben Schritte.
Schritt 1: Konzept
Ohne exaktes Ziel ist jeder Weg der richtige. Damit Sie sich bei der Veranstaltungsplanung nicht verirren, ist ein grundlegendes Konzept hilfreich. Definieren Sie grundsätzlich:
- Die Ziele, die Sie mit der Veranstaltung erreichen möchten
- Ihre Zielgruppen, Ihr Publikum
- Das Datum, das idealerweise nicht in Konkurrenz zu anderen, vergleichbaren Anlässen, Feiertagen oder Schulferien steht
- Die Dauer, Teilnehmerzahl, Ihr Budget
- Die Kriterien für den Veranstaltungsort (Verfügbarkeit, Grösse, Preis, Erreichbarkeit ÖV/Privatfahrzeuge, Parkplatzsituation, Shuttledienst)
- Festlegen und Buchen des Veranstaltungsorts
- Abklären der gesetzlichen Rahmenbedingungen (Feuerpolizei, Verkehrsregelung, Informationen an Gemeinde, nötige Bewilligungen)
- Abklären, ob und welche Versicherungen nötig sind
- Das Motto, der rote Faden, welcher die Veranstaltung unvergesslich machen soll
- Werbe- und Marketing-Massnahmen
- Die Veranstaltungsnachbereitung und allenfalls den Start der Vorbereitungen einer Folgeveranstaltung
So vorbereitet, können Sie Ihr Budget aufteilen.
Schritt 2: Budgetierung
«Es hett, solangs hett» ist bei der Veranstaltungsorganisation keine gute Strategie. Je nach Aufteilung des Budgets auf einzelne Kostenstellen kann ein Event toppen oder floppen. Wer eine teure Location und den angesagtesten Caterer des Landes bucht und dafür sein Budget aufbraucht, darf unter Umständen am Veranstaltungstag mit seinem Team das teure Essen ganz allein vertilgen. Tatsächlich werden Werbung und Marketing oft sträflich unterschätzt. «Meine Veranstaltung ist so toll, die verkauft sich von alleine» ist ein Irrglaube, für den man bitter bezahlt.
Rechnen Sie entsprechend für Werbung 10 bis 20 Prozent Ihres Budgets ein, je nachdem, vor welchen Herausforderungen Sie bei der Besucher-Akquise stehen. Ein Firmenanlass, zu dem Kunden mit einem persönlichen Schreiben eingeladen werden, braucht logischerweise weniger Werbebudget als eine öffentliche Veranstaltung, bei der Sie auf viele zahlende Besucher angewiesen sind, damit der Event Gewinn abwirft. Denken Sie bei Letzterem auch daran, dass Sie allenfalls noch Budget für die Säuberung des Veranstaltungsortes nach dem Anlass brauchen und – falls weitere Veranstaltungen folgen sollen – für Werbung für die nächsten Anlässe.
Eine Excel-Liste für die Budgetplanung gibt es hier: Download
Schritt 3: Team und Abläufe
Als nächsten Schritt holen Sie Ihr Team an Bord. Wer kann im Organisationskomitee (OK) welche Aufgaben übernehmen? Welche Arbeiten müssen Sie allenfalls extern vergeben? Sicherheitsdienst, Shuttle-Dienst, Werbung, Kommunikation? Wie sehen die Abläufe aus? Und der genaue Terminplan für die Vorbereitungen? In Vereinen und Organisationen können jetzt freiwillige Helfer angeworben werden, um die Gästebetreuung, Festwirtschaft, Abfallbeseitigung, Parkplatzzuweisung sowie den Auf- und Abbau der Infrastruktur sicherzustellen.
Eine gute Checkliste mit allen Punkten, an die Sie denken sollten, finden Sie hier: Checkliste PDF
Schritt 4: Zeitplanung
Der nächste Schritt ist die detaillierte Zeitplanung der Veranstaltung. Hierzu gehört nicht nur das Detailprogramm, sondern auch ein Rahmenprogramm falls geplant, das Festlegen der Getränke und Speisen, die Organisation der An- und Abreise sowie von genügend Parkplätze, das Erstellen eines Sicherheitskonzepts und das Festlegen der optimalen Marketingmassnahmen.
Wer macht wann was? Verteilen Sie die Aufgaben gleichmässig im OK und terminieren Sie sie mit etwas Zeitreserve. Kontrollieren Sie regelmässig, ob jedes OK-Mitglied im Zeitplan liegt oder ob jemand Hilfe braucht. Am besten nutzen Sie dafür ein Online-Tool, bei dem die OK-Mitglieder die ihnen zugewiesenen Aufgaben in ihrem eigenen Kalender anzeigen lassen können. Gut dafür geeignet sind beispielsweise Trello oder Asana.
Mehr Tools und wie man sie am besten nutzt: «Agiles Arbeiten, so funktioniert’s»
Schritt 5: Marketing und Werbung
Wenn Sie einen Firmenanlass organisieren, dann reicht vermutlich eine hochwertige Einladung per Post an Ihre Kunden. Bei öffentlichen Anlässen braucht’s etwas mehr, damit genug Besucher an Ihre Veranstaltung kommen. Haben Sie bereits Adressen von Interessenten, können Sie natürlich Postmailings ebenfalls nutzen. Nutzen Sie jedoch so viele Werbekanäle wie möglich.
Drucken Sie Flyer und Plakate, schalten Sie Inserate in geeigneten Zeitungen, erstellen Sie eine Website oder Landingpage, tragen Sie Ihre Veranstaltung in regionale Eventkalender ein und nutzen Sie auch Facebook-Veranstaltungen, die Sie mit einem kleinen Budget bewerben können. Betreiben Sie aktive Medienarbeit, in dem Sie Medienschaffende zur Veranstaltung einladen und etwa einen Monat vor dem Anlass eine redaktionelle Vorschau versenden. Sie betreiben aktiven Umweltschutz, in dem Sie ausschliesslich klimaneutrale oder recyclebare Materialien verwenden und ein nachhaltiges Abfallkonzept haben? Kommunizieren Sie auch das, es verschafft Ihnen einen Sympathiebonus bei Besuchern und der Öffentlichkeit.
Übersicht möglicher Drucksachen:
Denken Sie auch an die Werbung für Ihr Unternehmen, Ihren Verein oder Ihre Organisation während dem Anlass und an die Drucksachen, die Sie für die Veranstaltung selbst brauchen. Hinweistafeln, Fahnen, Schilder, Plakate, Give-Aways, Sponsorenbanner, Werbebänder und Namensschilder aus einem Guss lassen Ihre Veranstaltung professioneller und wichtiger wirken. Oft bieten Druckereien Veranstaltungspakete an, die preislich vorteilhafter sind, als wenn Sie die Drucksachen bei verschiedenen Anbietern bestellen.
Schritt 6: Der grosse Tag
So gut vorbereitet kann der grosse Tag kommen. Das Programm steht, es werden zahlreiche Besucher erwartet. Sie haben OK, Helfer und externe Dienstleister frühzeitig an den Veranstaltungsort bestellt, so dass Sie sie in Ruhe instruieren können. Verteilen Sie die Aufbauaufgaben und stellen Sie sicher, dass wirklich jeder weiss, war er zu tun hat.
Während dem Aufbau der Infrastruktur führen Sie am besten eine kleine Inventur, damit allfällige Verluste oder Schäden bemerkt werden. Technik und Ablauf werden kurz geprobt, damit auch wirklich alles funktioniert, wenn die Besucher eintreffen. Während der Veranstaltung prüfen Sie regelmässig, ob Abläufe und Zeitplan eingehalten werden. Am Ende der Veranstaltung verdanken und verabschieden Sie die Besucher.
Schritt 7: Die Nachbereitung
Während dem Abbau prüfen Sie aufgrund der Inventarliste, ob Schäden oder Verluste bei der Infrastruktur aufgetreten sind. Führen Sie eine kurze Manöverkritik mit Ihren Helfern und den Dienstleistern durch, damit Sie die nächste Veranstaltung noch besser organisieren können. Sorgen Sie dafür, dass der Veranstaltungsort vollständig gereinigt wird und der Abfall möglichst umweltfreundlich entsorgt wird. Verdanken und verabschieden Sie auch Helfer und Dienstleister persönlich nach den Aufräumarbeiten.
Kurz nach der Veranstaltung investieren Sie nochmals Zeit in Marketing und Pressearbeit. Veranstaltungsberichte, Videos, Bildergalerien sowie Verdankung der Besucher in Zusammenhang mit einem Save-the-Date für den nächsten Event sorgen für eine nachhaltige Sichtbarkeit Ihrer Veranstaltung und für einen optimalen Werbeerfolg.
Schlussendlich geht es an die Erfolgsrechnung. Das Inventar ist geprüft, die Rechnungen beglichen. Stimmen die effektiven Ausgaben mit dem Budget überein? Die Erfahrungen übernehmen Sie zusammen mit der Manöverkritik und Ihren eigenen Überlegungen in Ihre nächste Eventplanung. So werden Sie von Mal zu Mal immer besser.
Viel Spass und Erfolg!
Und zum Schluss noch etwas Eigenwerbung:
Bei uns erhalten Sie alle nötigen Werbemittel aus einer Hand. Im Vorfeld aktiviert Werbung und Direktmailing das breite Interesse während Ihrem Anlass und auf Turnierplätzen sorgen Fahnen, Plakate, Rollups, Banner und Give-Aways für einen starken, langfristig überzeugenden Auftritt. Unsere Drucksachen werden übrigens auf Wunsch vollkommen klimaneutral und vollständig in der Schweiz hergestellt.
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