Die Verkehrsbetriebe Zürich (VBZ) sind neben den SBB der grösste Anbieter von Transportdienstleistungen im Zürcher Verkehrsverbund (ZVV). Die VBZ bieten den Menschen der Stadt Zürich und der umliegenden Regionen eine qualitativ hochstehende Versorgung mit dem öffentlichen Nahverkehr, während 365 Tagen im Jahr, mindestens 20 Stunden am Tag.
Die Grösse und Sichtbarkeit der VBZ bedingen eine hohe Zahl an Printprodukten von Visitenkarten über Broschüren bis hin zu Plakaten. Neu werden diese über unsere Dienstleistungen Web2Print und Printlogistik© bestellt. Wir haben Ivana Zivkovic, Category Manager Einkauf der VBZ, über das spezielle Projekt mit vollautomatischer Anbindung an das SAP interviewt.
Frau Zivkovic, was war die Ausgangslage für das realisierte Projekt?
«Bevor wir den Web2Print Shop implementiert haben, mussten Visitenkarten und Standard-Druckerzeugnisse in einem aufwändigen Prozess manuell bestellt werden.
Die Visitenkarten wurden jeweils über ein vordefiniertes E-Mail-Formular an den entsprechenden Einkäufer gesendet. Dieser wiederum musste die entsprechenden Daten im System manuell erfassen. Dieser Prozess war fehleranfällig, und die Verarbeitungszeit dauerte lange.
Standard-Druckerzeugnisse wie Flyer oder Plakate mussten jeweils als Bestellanforderungen in unserem ERP-System (SAP) manuell erfasst werden. Oft fehlten die Druckdaten oder relevante Informationen für die Druckerei. Die Folge waren dann telefonische Abklärungen, E-Mails und Anpassungen im ERP-System.»
Verraten Sie uns mehr über die Zielsetzung des Projekts?
«Wir hatten uns das Ziel gesetzt, die Beschaffungsprozesse für unsere internen Kundinnen und Kunden zu optimieren. Vor allem sollte der individuelle Bestellprozess durch die Digitalisierung anwenderfreundlicher gestaltet werden.
- Das bestellte Dokument wird dauerhaft gespeichert und kann jederzeit nachbestellt werden
- Bestellungen können rund um die Uhr getätigt werden
- Intuitive Handhabung des Bestellverfahrens
- Schaffung von Transparenz
Ein weiteres Ziel war, unnötige administrative und manuelle Aufgaben zu vermeiden, um im operativen Einkauf die Effizienz zu steigern und die Fehleranfälligkeit zu reduzieren. Das Team sollte Zeit sparen und sich auf Aufgaben mit einem höheren Mehrwert konzentrieren können.»
Welches war die grösste Herausforderung?
«Der Datenschutzprozess dauerte sehr lange. Die Umsetzung des Projekts neben der Bewältigung des wichtigen Tagesgeschäfts war nicht immer einfach.»
Wieso haben Sie sich für die Kromer Print AG entschieden?
«Als entschieden wurde, eine Web2Print-Lösung in Betracht zu ziehen, hat die VBZ eine Marktanalyse durchgeführt. Neben Kromer Print AG wurden auch andere Anbieter berücksichtigt.
Die Evaluation hat ergeben, dass der Web2Print-Shop von Kromer Print unseren Ansprüchen am besten gerecht wird. Kromer Print hat unsere Bedürfnisse am besten verstanden. Deshalb haben wir uns für die Lösung von Kromer Print entschieden.»
Wie waren der Projektverlauf und die Umsetzung?
«Das Projekt wurde unkompliziert und ohne grössere Störungen umgesetzt. In der Testphase kam es zu kleineren Anpassungen, die aber im üblichen Rahmen für ein solches Projekt lagen und effizient behoben werden konnten.»
Und wie ist die Akzeptanz und Zufriedenheit nach der Einführung?
«Der Nutzen für unsere internen Kundinnen und Kunden war eines unserer zentralen Projektziele. Daher haben wir die häufigsten Nutzerinnen und Nutzer von Anfang an in den Prozess miteinbezogen. In der Angebotsphase haben wir den Demo-Shop gemeinsam mit ihnen getestet.
Abschliessend haben wir das Feedback aller Nutzerinnen und Nutzer in einer Umfrage abgeholt. Die frühe Einbindung der Nutzerinnen und Nutzer und die Berücksichtigung ihrer Anliegen haben sich bewährt. Bis anhin haben wir nur positive Rückmeldungen erhalten.»
