Effiziente Drucksachen-Beschaffung

Im Einkauf sind neue Denkweisen, Prozesse und Technologien gefordert. Doch welcher Weg ist der richtige? Ivalua, ein Anbieter von Cloud-gestützten Spend-Management-Lösungen, hat hierzu einige Tipps für Beschaffungsmanager. Tipp 1: Eine solide Datengrundlage schaffen Über KI und die neuesten Innovationen wird viel diskutiert. Echte Erfolgsmeldungen sind jedoch rar. Wie eine aktuelle Forrester-Studie bestätigt, ist einer der Hauptgründe dafür die schlechte Datenqualität. Mit der Implementierung neuer Technologien ist es daher nicht getan. Ebenso wichtig sind saubere Daten. Integrierte Suiten mit einem einheitlichen Datenmodell erzeugen diese bereits von Beginn an. Mit Lösungen für das Stammdatenmanagement lassen sich auch Probleme in Back-End-Systemen beheben, zum Beispiel durch die Bereinigung und Normierung von Lieferantendatensätzen. Tipp 2: Lieferanten genauer kennen Die stärkere Abhängigkeit von Zulieferern und komplexere, globale Lieferketten machen es immer schwieriger, Lieferrisiken in den Griff zu bekommen. Über soziale Medien werden Vorfälle in1104 wenigen Minuten zu Skandalen aufgeblasen. Auch die Compliance, zum Beispiel mit der DSGVO, erfordert die Einbeziehung der Lieferanten. Beschaffungsmanager sollten ihre bestehenden und potenziellen Zulieferer, einschliesslich ihrer Lieferketten, daher in allen Details kennen. Die nötigen Informationen sind heute nicht nur zugänglich, es gibt auch Lösungen für das Supplier Risk and Performance Management, die diese Informationen bereitstellen. Integrierte Aktionspläne, flexible Umfragen und andere Funktionalitäten helfen, Informationen zu sammeln, Mängel zu beseitigen und Massnahmen zu evaluieren. Tipp 3: Digitalisieren und automatisieren In vielen Unternehmen steht der Source-to-Pay-Prozess im Mittelpunkt des digitalen Wandels. Es gibt bereits Unternehmen, die ihre Prozesse in der Beschaffung und in der Kreditorenbuchhaltung komplett automatisiert haben. Doch die Automatisierung sehen viele als Bedrohung von Arbeitsplätzen. Bestimmte Rollen werden sich wandeln oder sogar wegfallen. Doch dadurch werden Kapazitäten frei, die die Beschaffung dringend braucht. Die Liste ihrer Aufgaben reicht heute von der Kostenoptimierung über das Risikomanagement, die Innovationsförderung und die Verbesserung der Liquidität bis hin zur Umsatzsteigerung. Die Beschaffung wird immer strategischer. CPOs sollten sich nicht gegen diese Entwicklung stemmen, sondern ihre Rolle neu definieren und werthaltiger für das Unternehmen machen. Tipp 4: Darwin vertrauen «Nicht die stärksten oder intelligentesten überleben, sondern diejenigen, die den Wandel am besten bewältigen können», sagte bereits Charles Darwin. Aktuell zerstören innovative Technologien traditionelle Geschäftsmodelle. Es entstehen neue Risiken, beispielsweise für die Informationssicherheit. Die Beschaffung muss diesen Wandel aktiv begleiten, indem sie neue regulatorische Anforderungen erfüllt und Lieferquellen wechselt, um auf neue Zölle zu reagieren, und vieles mehr. Sie macht ihre Prozesse flexibler und sorgt dafür, dass neue Technologien die Veränderungen unterstützen und nicht bremsen. Der Umstieg auf Cloud-basierte Lösungen etwa bietet Unternehmen viele Vorteile. Er kann aber auch limitieren – nämlich dann, wenn die Software bei veränderten Anforderungen das Unternehmen dazu zwingt, seine Prozesse an sie anzupassen statt umgekehrt. Jede implementierte Lösung muss auch neue Anforderungen bedienen können. Tipp 5: Sich um die Kunden kümmern Erfolgreiche Beschaffungsmanager gestalten das Einkaufserlebnis ihrer Mitarbeiter am Arbeitsplatz so, wie diese es von privaten Apps gewohnt sind. Innerhalb von Unternehmen gelten natürlich bestimmte Vorgaben, wie zum Beispiel die Beschaffung im Rahmen bestehender Verträge oder bei bevorzugten Lieferanten. Idealerweise werden diese in den Beschaffungsprozess so integriert, dass das Einkaufserlebnis der Mitarbeiter nahtlos ist, sie zu dem geführt werden, was sie brauchen, und sie den Status ihrer Bestellungen leicht verfolgen können. Tipp 6: Innovationen von Lieferanten nutzen Lieferanten können eine Innovationsquelle sein. Eine erfolgreiche Zusammenarbeit eröffnet erhebliche Umsatzchancen, senkt Kosten und steigert die Bedeutung des Einkaufs im Unternehmen. Ein Unternehmen aus dem Bereich Medical Care zum Beispiel hat zusammen mit einem Lieferanten eine neue ambulante Dienstleistung entwickelt. Er konnte so nicht nur einen strategischen Kunden daran hindern, zur Konkurrenz abzuwandern. Es gelang gleichzeitig, den Umsatz zu steigern und erhebliche Upselling-Möglichkeiten zu schaffen. Der Schlüssel zum Erfolg ist die Skalierbarkeit solcher Kooperationen, und zwar durch effektive Plattformen, die die Kommunikation und den Austausch von Anforderungen zwischen internen Stakeholdern und Lieferanten erleichtern. Tipp 7: Best in Class ist nicht genug Beschaffungsteams vergleichen sich gerne mit anderen anhand von Kennzahlen. Sie wollen zu den «Klassenbesten» gehören. Dabei ist dies nur ein Zwischenschritt. Wettbewerbsvorteile werden nicht dadurch erreicht, dass man exakt dasselbe macht wie die Konkurrenz. Auch werden talentierte Arbeitskräfte nicht dadurch gewonnen und gehalten, dass man sie in einem starren, branchentypischen Best-in-Class-Prozess arbeiten lässt. Sie wollen ihre eigenen Ideen verwirklichen und strategische Ansätze entwickeln, mit denen sie sich der Konkurrenz abheben. Wer die Weltmeisterschaft gewinnen will, statt einfach nur mitzuspielen, sollte Technologien nutzen, die schnell das Best-in-Class-Niveau erreichen, aber zugleich dabei unterstützen, darüber hinaus zu wachsen. Übernahme mit freundlicher Genehmigung der Redaktion von «Procure», dem Magazin für Einkauf und Supply Management, Autor «Ivalua».